Politique sur la protection
de la vie privée
Notre politique de protection des renseignements personnels
Groupe Assurance Cowan (Cowan) est en affaires depuis 1927. Nous pratiquons depuis longtemps la confidentialité dans le traitement de tous les renseignements personnels que nous avons recueillis. Nous n’utilisons les renseignements que nous recevons que pour fournir les services qu’on nous demande d’assurer. Ces services comprennent :
- L’assurance des particuliers
- L’assurance des entreprises
- Les avantages sociaux collectifs
- La gestion des régimes de santé et d’invalidité
- Les conseils en matière de régimes de retraite et de planification de la retraite
- Les programmes internationaux
- La gestion du patrimoine
Nous avons conçu cette politique de confidentialité pour décrire comment nous pouvons collecter, utiliser et divulguer des informations personnelles. Nous déployons tous les efforts raisonnables pour veiller à ce que vos renseignements personnels soient traités conformément aux lois sur la protection de la vie privée applicables, notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) sur le plan fédéral.
Cette politique reflète notre engagement à garder confidentiels les renseignements personnels que nous recueillons.
Renseignements personnels
Renseignements personnels désigne des informations sur un individu identifiable. Les renseignements personnels n’incluent pas certaines informations de contact d’affaires.
Les renseignements personnels, aux fins de la présente politique, ne doivent pas inclure des renseignements anonymes divulgués sous forme de données globales. Les données agrégées, dans le cadre de cette politique, se réfèrent aux données qui ne révèlent pas d’informations spécifiques aux individus.
Pourquoi nous recueillons, utilisons et divulguons des renseignements personnels?
En règle générale, nous avons besoin de vos informations personnelles afin que nous puissions :
- Vérifier et confirmer votre identité;
- Proposer et fournir des produits et services qui répondent à vos besoins;
- Déterminer votre éligibilité pour les produits et services;
- Proposer des services de consultation et de formation;
- Enquêter sur les réclamations et les traiter;
- Communiquer avec vous et fournir un service continu;
- Traiter les facturations et les paiements;
- Nous conformer aux lois et aux règlements;
- Détecter et prévenir la fraude.
Nous nous assurerons que vous compreniez pourquoi nous avons besoin de vos renseignements personnels en utilisant un langage clair et compréhensible lorsque nous définissons le but. Afin de pouvoir fournir nos services, nous pouvons divulguer vos informations à d’autres parties, comme les compagnies d’assurance.
Renseignements personnels que nous pouvons vous demander
Nous recueillons uniquement les informations dont nous avons besoin aux fins que nous vous avons identifiées. Les renseignements personnels que nous recueillons dépendront du service que vous demandez et peuvent inclure les éléments suivants :
- Nom, adresse, numéros de téléphone et de télécopie, adresses courriel
- Date de naissance
- État matrimonial
- Numéro de permis de conduire et dossier de conduite
- Historique des demandes de règlement
- Renseignements au sujet de votre emploi
- Renseignements financiers
- Renseignements sur le revenu
- Informations médicales et de santé
Nous pouvons vous demander de fournir ces informations ou, lorsque cela est autorisé par la loi, nous pouvons obtenir ces informations auprès de tiers tels que des compagnies d’assurance, d’autres agents et des courtiers ou des institutions financières.
Votre consentement
Nous recueillons, utilisons ou divulguons vos renseignements personnels avec votre consentement lorsque cela est requis par la loi. Vous pouvez donner votre consentement exprès par écrit (par exemple, à l’aide d’un formulaire de demande signé ou d’un autre document signé), en personne ou par téléphone. Il est également possible que nous déterminions que votre consentement est implicite, par exemple, lorsque vous nous contactez pour un devis ou d’autres services.
Certaines circonstances spéciales n’exigent pas votre consentement. Cela comprend, mais sans s’y limiter, les situations impliquant des enquêtes sur la fraude, la réponse à des rapports d’abus financiers, ou l’utilisation de déclarations de témoins dans l’évaluation, le traitement ou le règlement d’une réclamation d’assurance.
Options disponibles pour vous
Vous pouvez refuser de nous fournir vos renseignements personnels ou retirer un consentement donné précédemment pour recueillir, utiliser et divulguer des informations. Cependant, nous pourrions ne pas être en mesure de vous fournir les services ou les produits que nous déterminons les mieux adaptés à vos besoins sans votre consentement à l’utilisation de vos renseignements personnels.
Protéger et conserver vos renseignements personnels
Nous sommes responsables de tous les renseignements personnels en notre possession, y compris les informations qui peuvent être transférées à d’autres parties. L’accès à vos renseignements personnels est limité aux employés, aux agents et aux fournisseurs de services autorisés qui ont besoin de cette information pour nous aider à vous fournir des services et des produits.
Vos informations peuvent être stockées à l’extérieur du Canada. Bien que cela ne change pas notre responsabilité, une telle information qui se trouve à l’extérieur du Canada est assujettie aux lois du pays dans lequel elle est détenue.
Nous avons mis au point des procédures de sécurité pour sauvegarder et protéger les renseignements personnels contre la perte, le vol, la divulgation non autorisée, la copie et l’utilisation ou la modification non autorisée. Nous maintiendrons des sauvegardes et des procédures de sécurité appropriées reflétant les types de documents, notamment les documents électroniques ou sur papier, les mesures organisationnelles, comme les autorisations de sécurité et les restrictions d’accès, ainsi que les mesures technologiques telles que l’utilisation de mots de passe et le cryptage.
De plus, nous demandons à notre personnel de signer une entente de confidentialité et de signer annuellement un code de conduite professionnelle dans lequel nous précisons que nous nous attendons à ce que le personnel respecte et protège les renseignements sur les clients. Les employés sont conscients qu’une violation de la confidentialité pourrait entraîner la cessation de leur emploi.
Nous conserverons vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire ou requis par la loi.
Lorsque nous détruisons des renseignements personnels, nous utiliserons des mesures de protection pour empêcher les parties non autorisées d’avoir accès à l’information pendant le processus.
Accéder à vos informations et les garder exactes
Vous avez le droit de demander l’accès à vos renseignements personnels que nous détenons. Les demandes de renseignements personnels que nous détenons ou les corrections apportées à ces renseignements peuvent être formulées en communiquant avec votre employeur parrain ou, dans le cas de relations directes avec les clients, des renseignements personnels peuvent être demandés ou corrigés en communiquant avec notre agent de protection de la vie privée par courriel ou par téléphone.
Agent de la protection de la vie privée
Groupe Assurance Cowan
Adresse postale :
705 rue Fountain Nord ,
C.P. 1510, Cambridge, ON, CA, N1R 5T2
Adresse de messagerie :
705 rue Fountain Nord ,
Cambridge, ON, CA, N3H 4R7
Téléphone : 1-866-91COWAN (1-866-912-6926)
Courriel : privacy.officer@cowangroup.ca
En réponse à de telles demandes, nous fournirons ou corrigerons ces renseignements personnels qui peuvent être récupérés ou corrigés à un coût raisonnable pour nous ou votre employeur parrain, et nous le ferons en temps opportun. Afin de nous prémunir contre les demandes frauduleuses d’accès, nous aurons besoin d’informations suffisantes pour nous permettre de confirmer l’identité de la personne qui formule la demande avant d’accorder l’accès ou d’apporter des corrections.
Remarque : Comme c’est le cas pour toutes les entreprises, nous pouvons être légalement tenus de refuser l’accès d’un individu à ses informations personnelles. Les raisons d’un tel refus ont été décrites dans la législation applicable en matière de protection de la vie privée comme étant celles conçues pour protéger l’intérêt personnel ou public, ou les deux.
Questions ou préoccupations?
Veuillez contacter notre responsable de la confidentialité ci-dessus si vous avez des questions ou des préoccupations concernant notre politique de confidentialité ou si vous souhaitez déposer une plainte relative à la confidentialité. Notre bureau de la protection des renseignements personnels répondra en temps opportun et prendra les mesures appropriées pour répondre à vos préoccupations.
Cette politique de confidentialité peut être modifiée de temps en temps.